(495) 780-90-05
Работа в России

Изучаем все правила деловой переписки. Часть 1

Рабочая или деловая переписка — крайне серьезное и ответственное дело. И здесь совершенно не важно, с кем она ведется, пусть это будут коллеги по работе, заказчики, поставщики или клиенты, важности от этого она не теряет. Сегодня от корректности вашего электронного письма будет зависеть не только ваш авторитет и авторитет компании, но и эффективность конечного результата. Конечно же, если у вас работа в Казани сварщиком или работа медсестрой в Казани, то вам это не особо пригодится. Однако знать элементарные вещи тоже не помешает. Job Fine составил для вас несколько правил деловой переписки, благодаря которым, адресаты поймут, что имеют дело с настоящим профессионалом. Итак, поехали.

Работа с электронными письмами

• Если вы получили какое-либо письмо по работе, то его необходимо внимательно прочитать. Ведь человек его написал и отправил не просто так, значит, у него есть либо предложение, либо еще что-то, что может заинтересовать и вас, и компанию. Разумеется, всякий спам сюда ни в коем случае не относится.
• К примеру, для связи с клиентами и коллегами по работе вы не пользуетесь электронной почтой, скажем, у вас есть какой-то внутренний чат. Но это не значит, что с электронным ящиком нужно завязать. На визитках и на вашем сайте будет указан именно адрес электронной почты, на который могут написать реальные клиенты. Поэтому возьмите в привычку проверять в такой ситуации свой электронный почтовый ящик два-три раза в день. К примеру, с утра, в обед и перед уходом с работы.
• Если ваш электронный ящик является одним из основных методов связи с вами, к примеру, как мобильный телефон, то должно быть установлено приложение, которое автоматически проверяет вашу почту и извещает сигналом, если появилось новое письмо. Интервалы проверки почты вы выставляете сами. К примеру, многие компании используют старый добрый Microsoft Outlook.
• Если вы только что получили электронное письмо, тут же открывайте его и изучайте. Вам важно сразу же установить того, кто вам его прислал, а также изучить содержимое письма. Ни в коем случае не откладывайте это дело на потом, даже, когда у вас есть первоочередное дело, которое не требует отлагательств. Очень часто случалось так, что какая-нибудь крупная компания устроила тендер и вы оказались в списке претендентов. Тендер оказался крайне срочным, и когда вы, наконец, освободитесь, к примеру, через часа два-три, и решите прочитать это письмо, может оказаться так, что тендер выиграли ваши конкуренты. Не думаем, что шеф вас за это погладит по головке. Конечно же, это может быть какое-нибудь дружеское сообщение, которое действительно можно немного проигнорировать и оставить на потом. Но такой способ работы со своим электронным ящиком не позволит вам устраивать заторы в виде кучи непрочитанных писем. В такой ситуации человек теряется и не знает, какое письмо открыть первым. Кста ти, прочитанное письмо можно всегда пометить индикатором важности, чтобы не забыть про него.

 



а аЕаЙб?аИаНаГ@Mail.ru