(495) 780-90-05
Работа в России

Изучаем все правила деловой переписки. Часть 2

• Поле «Кому». Мы думаем, здесь все и так понятно. Данное письмо адресовано конкретному получателю, и здесь важно просто не ошибиться в наборе адреса электронного ящика. Кстати, получателей может быть несколько, поэтому их можно указывать через запятую.
• Поле «Копия». Это предназначено для тех адресатов, которые должны просто ознакомиться с содержимым вашего письма. То есть они должны просто принять к сведению эту информацию и быть в курсе событий. Как правило, от таких адресатов не требуется ответа.
• Поле «Скрытая копия». Это очень полезное поле. Оно предназначено для тех адресатов, которых бы вы хотели скрыть от всех остальных. То есть вы попросту отсылаете ему письмо тайно. К примеру, поля «Кому» и «Копия» не скрывают от получателей информацию о том, что письмо предназначалось не только им. Они это спокойно могут видеть в этих же полях присланного им письма. Но бывают такие случаи, когда никто кроме вас этого знать не должен. Очень часто данное поле используют при массовой рассылке писем. Таким образом, получатели никогда не смогут узнать данные вашей адресной книги. 
• Вы получили письмо, где видите, что оно было адресовано не только вам, но и еще нескольким людям. Ни в коем случае не нажимайте кнопку «Ответить», так как письмо получит только тот, который его вам отправил. По правилам хорошего тона и законам бизнеса, вы обязаны нажать на кнопку «Ответить всем», чтобы ваш ответ был виден всем. К тому же, добавить, либо убрать какого-либо получателя вы можете в любой момент.
• Если вы хотите разослать письма сразу нескольким адресатам, то будьте готовы, что вы вообще не получите ни от кого ответа. Как правило, массовая рассылка письма должна быть заранее со всеми обговорена и согласована. Только в самом крайнем случае вы это можете сделать без предварительного одобрения со всех сторон.

Что касается темы письма

• Если вы отправили по работе письмо без указания темы, то это расценят как безответственность и халатность. Причем, как получатель данного письма, так и ваш руководитель. К примеру, у получателя есть работа в Казани ночью, где он выполняет различные ответственные задания. За целый день у него может скопиться приличная «стопка» электронных писем. Все письма без темы будут рассматриваться только в последнюю очередь, так как первыми попадаются те, где в теме письма указано, к примеру, «срочно!» или еще что-то в этом духе. В конце концов, ваше письмо может просто-напросто потеряться и забыться. Поэтому ответа вы и вовсе не получите.
• Тема письма не должна быть в виде предисловия к самому письму. Все должно быть кратко, но в точку, чтобы передать сразу же всю суть письма. Заголовки, которые имеют аж несколько предложений, либо несут бессодержательный смысл, тут же выдадут вас как непрофессионала или дилетанта в этом деле.

Кстати заголовки, которые содержат, просто слова без определения такие как «Срочно!», «Внимание!» или «Не требует отлагательств», также будут расценены, как бессодержательные. Таким образом, вы просто пытаетесь выдвинуть свое письмо в число лидеров и не факт, что в нем действительно содержится срочная информация, которую необходимо донести до получателя в первую очередь.

 



а аЕаЙб?аИаНаГ@Mail.ru