(495) 780-90-05
Работа в России

Изучаем все правила деловой переписки. Часть 3

• Не нужно длинного приветствия. Вы пишете не своему брату, а коллеге по бизнесу, поэтому его абсолютно не интересует, какое у вас в данный момент настроение, что вы так жарко его приветствуете. Обычно обходятся выражениями «Здравствуйте, Михаил» или «Добрый день, Татьяна». Этого будет достаточно, чтобы сразу же перейти к главной теме.
• Очень часто мы получаем письма формального содержания. Отвечать на них следует точно так же, то есть формально. Если вы решите, что в данном случае лучше подойдет не формальный ответ, то это будет неуважение, точнее такое письмо будет совершенно некстати. Вы попросту продемонстрируете свою низкую культуру, и ваш собеседник сделает соответствующие выводы.
• Деловое письмо не должно нести каких-то сторонних отхождений, которые не касаются основной его части. Все четко, кратко и лаконично. Если в вашем письме будут присутствовать какие-либо цифры (дата, факты, сумма и так далее), то они обязательно должны быть четкими, а не приблизительными. «Краткость — сестра таланта», и здесь эта поговорка как нельзя кстати.
• Деловая переписка с вашим респондентом — это не повод для каких-то ярких эмоций. Не стоит расценивать сухость, как обиду, это не что иное, как экономия рабочего времени, которое сегодня стоит недешево.
• Если к вам поступило письмо из нескольких вопросов или задач, то стоит поступить следующим образом. Даже, если респондент не сделал структурированного списка, вы это сделать обязаны. Все ответы должны быть строго структурированы. Кстати, в данном случае не стоит прибегать к односложным ответам, таким как «Да», «Будет готово» или «Сделаем». Нелишним будет указать сроки либо какую-нибудь другую полезную информацию.
• Вы работаете в солидной конторе, наверняка у вас корпоративный электронный ящик, который привязан только к вашей компании, у вас серьезный офис, который оборудован компьютерами, ксероксами, принтерами, а также кулером с водой. Коллектив довольно молодой, а, значит, с вами должно быть приятно вести дело. Но нет! Вы делаете элементарные орфографические ошибки, а это уже ни в какие ворота не лезет! Запомните: в подобных письмах не должно быть вообще никаких ошибок. Ни орфографических, ни пунктуационных, ни стилистических. Проверяйте свое письмо на наличие ошибок, ни в коем случае не игнорируйте этот этап. Солидным и приличным людям будет в крайней степени неприятно читать такое письмо, точнее им будет просто противно. Пострадает вся компания, так как к вашему руководителю будет направленно соответствующее письмо, в котором будет сказано, что раз компания считает этого человека настолько никчемным, что позволяет себе отправлять письмо, которое написано человеком с образованием в три класса и два коридора, то сотрудничество лучше будет прекратить.
• Перед тем как отправить деловое письмо, не поленитесь и прочитайте его. Если вам нужна хорошая работа в Казани, вакансии от прямых работодателей и так далее, то вы должны быть грамотным. И это не какие-то особые требования, если человек не обучен грамоте, то ему вообще нечего делать в месте, где работают приличные люди. Убедитесь в том, что письмо написано правильно, а также не забудьте проверить правильность указания получателей, тем более, если их несколько.

 



а аЕаЙб?аИаНаГ@Mail.ru