(495) 780-90-05
Работа в России

Изучаем все правила деловой переписки. Часть 4

Конечно же, вы получите ответ в любом случае, однако это может занять намного больше времени. Вашему собеседнику предстоит сначала вспомнить, кто вы, затем он полезет в свою почту раздел «Отправленные», и там неизвестно еще, сколько времени он проведет, прежде чем найдет то письмо, которое отправлял вам. Затем он его прочитает, и только тогда окончательно вспомнит, о чем, собственно, идет речь. Вы же все это время будете сидеть и ждать, если письмо требовало немедленного ответа. Поэтому имейте в виду, что сохранять переписку и текст требуется в любом случае, вне зависимости от важности содержимого письма.

В конце концов, не забывайте, что у вас не работа поваром в Казани, который, если и отправит кому-то электронное письмо, то ему простят несоблюдение правил деловой переписки, так как у него совершенно иное направление. Он все решает через плиту, а не через компьютер, который ему фактически для работы не нужен.

Что касается вложений

Некоторые считают, что вложение — это просто файл, который не всегда требует пояснений, так как при его открытии и так все будет понятно. Так поступают только самые бездарные сотрудники компании. Наше мнение — гнать таких взашей. Ведь именно благодаря таким работникам репутация компании потихоньку гаснет. А когда случается что-то серьезное, скажем, временный, но серьезный кризис, то конкуренты не упустят возможность упомянуть, мол, что они хотели, если у них сотрудники даже письмо правильно составить не могут, что уже говорить о каких-то важных делах? Мы уже разобрали подробно каждый пункт и остался последний — вложенные или прикрепленные файлы.

• Если вы отправляете письмо с прикрепленным файлом, то можете не ставить об этом в известность, если его размер не превышает максимум двух-трех мегабайт. Если же ваше вложение превышает эти размеры, либо имеет размер, превышающий уже пятнадцать-двадцать мегабайт, а то и больше, то перед отправкой вы обязательно должны поинтересоваться у адресата, сможет ли он получить такое электронное письмо. Несмотря на век инноваций, не все компании могут позволить себе высокоскоростной Интернет с отличной пропускной способностью. В конце концов, файл можно разбить на несколько частей и отправить каждую отдельным письмом. Пусть это займет немного больше времени, но все же это будет меньше, чем ехать самому либо отсылать курьера. 
• Вы можете спокойно прикреплять текстовые, а также графические изображения к своему письму. Будьте внимательнее: другие файлы, которые имеют другие расширения могут быть легко заблокированы почтовым сервером. Поэтому их следует объединять в архивы, и лучше всего, если это будет архиватор ZIP. Почему не RAR? Последний архиватор очень капризный и может отображать содержимое с ошибками в различных операционных системах.

И наконец — ваша подпись

Если вы не хотите уже завтра набирать в Интернете «хент хантер работа Казань», то вм следует оставаться вежливым и обходительным до конца. Если в вашем письме будет еще присутствовать личная подпись, то это лишь подчеркнет ваш профессионализм. Как правило, электронная подпись сотрудника компании включает в себя:

• имя, фамилию;
• должность;
• название компании;
• ваш сайт;
• все ваши контакты и так далее.

Не делайте ее слишком длиной. Пяти-шести строк будет достаточно. Удачи в переписках!



а аЕаЙб?аИаНаГ@Mail.ru