(495) 780-90-05
Советы

Как планировать рабочее время правильно

Каждое утро Вы появляетесь в своём офисе, садитесь за своё рабочее место и, пока загружается компьютер, в голове у Вас проносятся мысли о сегодняшних делах. В процессе ответов на пришедшие электронные письма Вас отвлекает руководитель какой-то незначительной просьбой, а коллега напротив Вас увлекательно рассказывает о своей вчерашней встрече с контрагентом. В списке электронных писем Вам бросается в глаза пара пропущенных Вами срочных сообщений, и Вы начинаете заниматься ими. В конце концов, Вы смутно припоминаете, что сегодня Вам крайне важно подготовить срочные документы, и для этого нужно было использовать утренние часы. Но уже полдень, и Вы грустно вздыхаете, предвкушая сверхурочную вечернюю работу. А всё потому, что не знаете, как планировать рабочее время.

Типичная история, правда? Но всё могло пойти по-другому, если бы у Вас хватило терпения вчера в конце рабочего дня потратить какие-то пять минут, чтобы набросать план на сегодня. Разумеется, срочная работа никуда бы не исчезла, но зато всё можно было бы успеть.

Расставляем приоритеты

Если Вы составили свой перечень дел на завтра, определите их важность относительно друг друга. Только сделайте это в форме группировки — напротив самых срочных и обязательных дел поставьте литеру А, важные, но не срочные дела отметьте литерой Б, а не обязательные, хотя и желательные дела — литерой В.

При ранжировании помните о первостепенности тех дел, которые могут добавить Вам плюсов к Вашему послужному списку — например, Ваши идеи, проекты, находящиеся в Вашем ведении. Смело отмечайте их литерой А.

Поняв, какие дела являются для Вас главными, попробуйте выделить для их выполнения подходящее время. Дела, для которых нужно иметь свежую голову и высокую степень концентрации внимания, лучше планировать на самые ранние рабочие часы, когда ещё молчат телефоны, когда никто сильно не отвлекает. Таков один из секретов многих успешных сотрудников.

А вот все переговоры, коллективные задачи, деловые встречи лучше назначать на полуденное время, когда все коллеги и клиенты находятся в доступе и с ними легко можно встретиться или созвониться.

Тайм-менеджмент на службе карьеры

Искусство управления своим рабочим (и не только) временем — это настоящее спасение для тех, кто не может эффективно справиться с потоком дел. Одним из самых лучших правил в тайм-менеджменте, избавляющим Вашу голову от кучи мелких, но важных задач, является правило трёх минут. Оно звучит так: когда Вам хватает трёх минут для решения вопроса, принимайтесь за его решение немедленно. Вам потребовалась информация от клиента? Не откладывая, звоните ему. Такие спонтанные вопросы не требуют специального планирования, поэтому, когда Вам в следующий раз внезапно понадобятся сведения — не забивайте свой ежедневник ненужными записями, решите этот мелкий вопрос сразу.

Красивые легенды о людях, умеющих делать несколько дел одновременно, заставляют многих пытаться осуществить подобное. Это никогда не заканчивается хорошо. Так что не берите пример с исторических личностей и не ведите переговоры по телефону, одновременно дописывая квартальный отчёт — высок риск ошибки в обоих делах. Если у Вас требуют решения два важных и срочных дела — в любом случае не пытайтесь их выполнить параллельно.

Зная, как планировать рабочее время, можно сделать свой трудовой день гораздо плодотворнее.

Вам в помощь

работа, планирование, рабочее время, тайм-менеджмент, приоритеты

Bronzer

Изображение: © blogspot.com



а аЕаЙб?аИаНаГ@Mail.ru